La détention d’une licence couvrant l’ensemble de l’opération est nécessaire avant la signature d’un contrat (ou engagement similaire) ou l’acceptation d’une commande.

• Pour toutes les opérations réalisées sous couvert d'une licence individuelle, vous devez établir via le NPI (onglet "Contrat") une fiche analytique dès acceptation d'un acte liant en y joignant une copie de la commande et de son acceptation ou du contrat.
• Pour toutes les opérations réalisées sous couvert d'une licences globale ou d'une licence générale, vous devez conserver vos actes liants et les tenir à la disposition de l'administration sur simple demande. 
• Pour une commande reçue d’un client et comportant une date antérieure à la notification de la licence, vous devez communiquer en outre le document d’acceptation de la commande. A défaut, l’administration pourrait considérer que la commande a été acceptée avant que la licence n’ait été notifiée, et par conséquent comme irrégulière.

Les exportateurs sont donc encouragés à prendre des mesures afin de formaliser distinctement l’acceptation des commandes des accusés de réception. En l’absence de licence en cours de validité, il est nécessaire que l’accusé de réception d’une commande précise que celle-ci ne sera acceptée qu’après obtention de l’autorisation correspondante.