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Catalogue des emplois
Il est établi pour chaque niveau de classification, il permet d’identifier via l’octroi d’un numéro de poste, chaque fonction ou mission impliquant nécessairement l’accès à des informations et supports classifiés au niveau de classification considéré, ainsi que les nom et prénom des personnes physiques les occupant. Un organisme peut ainsi détenir plusieurs catalogues des emplois (cf. Glossaire IGI1300).
Ainsi, la procédure d’habilitation ne peut être lancée que pour les fonctions et missions figurant au catalogue des emplois de l’organisme concerné, justifiant la nécessité pour le candidat à l’habilitation d’accéder à des informations et supports classifiés au niveau requis (cf. IGI1300 § 3.1.1).
Un catalogue des emplois est établi pour chaque niveau de classification. Il identifie, via l’octroi d’un numéro de poste, chaque fonction ou mission impliquant nécessairement l’accès à des informations et supports classifiés au niveau de classification considéré, ainsi que les noms et prénoms des personnes physiques occupant les postes inscrits (cf. IGI1300 § 3.1.2.2).
L'officier de sécurité adresse chaque année au SSDI une version mise à jour du catalogue des emplois en date du 31 décembre au plus tard le 1er février de l’année suivante. À cette occasion, il vérifie auprès des titulaires des postes répertoriés s’ils ont effectivement eu accès à des informations et supports classifiés pour le niveau concerné et inscrit les postes qui requièrent un accès au secret de la défense nationale. Le cas échéant, l’officier de sécurité, en lien avec l’autorité compétente, réévalue le niveau d’habilitation requis par les fonctions ou missions. Dans le cas où elles ne nécessitent plus d’accéder au secret de la défense nationale, il les supprime du catalogue des emplois, notifie aux titulaires des emplois concernés que leur décision d’habilitation est abrogée et leur fait signer le second volet de l’engagement de responsabilité. Les demandes d’habilitation sont établies en référence au catalogue des emplois et précisent le numéro de poste du catalogue des emplois auquel correspond la demande. Lorsqu’une demande d’habilitation porte sur une fonction ou une mission nouvelle, ou sur une fonction ou une mission non préalablement inscrite sur un catalogue des emplois, et que la fonction ou la mission considérée nécessite sans conteste que son titulaire accède à des informations et supports classifiés, l’officier de sécurité met à jour le catalogue des emplois en concertation avec l’autorité d’habilitation (cf. IGI1300 § 3.1.2.3).
De même qu’une habilitation ne doit pas être sollicitée pour une personne appelée à exercer une fonction ou à accomplir une mission qui ne figure pas sur un catalogue des emplois, il appartient au responsable d’organisme de s’assurer, avec l’appui de l’officier de sécurité, que toute personne occupant un poste ou accomplissant une mission figurant dans le ou l’un des catalogues des emplois de son organisme a été dûment habilitée selon les modalités définies dans la présente instruction (cf. IGI1300 § 3.1.3).
Cette appréciation doit être rigoureuse et mesurée. Il convient ainsi d'éviter la solution de facilité consistant, faute de vouloir discriminer ceux qui ont véritablement besoin de connaître des informations classifiées, à demander des habilitations pour tout le personnel d'un état-major, d'un service, d’une entreprise, d'une unité ou d’une formation, d’une promotion d’élèves ou d’un stage. Le besoin d’en connaître est attesté par la demande d’habilitation, adjointe à la notice individuelle de sécurité (NIS), incluse dans le dossier d’habilitation où figure, en particulier, le numéro d’inscription au catalogue des emplois (Cf. Titre 3.1 IM900).
L’autorité d’emploi, qu’il s’agisse d’un organisme du MINARM ou d’un organisme lié par contrat ou convention avec ce dernier, établit pour chaque nature et niveau d’habilitation un catalogue des emplois (Peuvent coexister au sein d’un organisme des catalogues Secret OTAN (SO) et Secret UE (SUE) par exemple) qui précise, via l’octroi d’un numéro de poste, les fonctions et missions impliquant nécessairement l’accès à des informations et supports classifiés (ISC) de niveau Secret et Très Secret (hors classifications spéciales) ainsi que les nom et prénom des personnes physiques les occupant. Une copie du catalogue des emplois est adressée à l’autorité d’habilitation (i.e. le SSDI).
Lorsqu’une demande d’habilitation lui parvient, l’officier de sécurité (OS) vérifie l’inscription de la fonction concernée dans le catalogue des emplois correspondant. Il examine, à titre exceptionnel, le bien-fondé de la demande lorsque l’emploi ne figure pas au catalogue et le modifie en conséquence.
Les catalogues doivent être mis à jour au moins une fois par an et à l’occasion de chaque réorganisation de service. Il peut faire l’objet d’un contrôle par l’autorité d’habilitation (i.e. le SSDI) afin de vérifier notamment si les titulaires des fonctions répertoriées ont effectivement eu accès à des informations et supports classifiés pour le niveau concerné (Cf. Titre 3.1 IM900).