A chaque étape de l’évolution de la demande d’habilitation, l’officier de sécurité (OS) reçoit une notification de SOPHIA par courriel afin de l'informer de :

• la prise en compte de la demande d'habilitation par la DRSD : "Demande émise" ;
• du traitement du dossier par la DRSD : "Enquête en cours" ;
• de l'émission d'un avis de sécurité par la DRSD : "avis de sécurité émis" ;
• de la décision d'habilitation prise par l'autorité d'habilitation (DGA/SSDI) : "décision favorable", "décision favorable avec réserves", "refus" ou "abrogation".

Si la demande d'habilitation est interrompue ("sans suite") par le centre national des habilitations de défense (CNHD) de la DRSD, il convient de renvoyer une demande d'habilitation avec les éléments et/ou les pièces complémentaires demandés par le service enquêteur via la procédure SOPHIA.
 

Lorsque l'habilitation de la personne physique est prononcée par l'autorité d'habilitation, l'officier de sécurité (OS) doit faire signer à la personne physique un engagement de responsabilité (ER), qui se décompose comme suit :

• 1er volet : ce document doit être signé par la personne habilitée et l'officier de sécurité de l’entreprise. Ce 1er volet est à conserver dans le dossier de la personne au niveau de l'entreprise ;
• 2e volet : ce document doit être signé par la personne habilitée quittant ses fonctions et l'officier de sécurité de l'entreprise. Ce 2e volet doit être conservé dans le dossier de la personne au niveau de l'entreprise. Un exemplaire intégral de l'engagement de responsabilité doit également être envoyé à l'autorité d'habilitation : dga-ssdi-hpp-er.contact.fct@intradef.gouv.fr

Lorsqu'une habilitation de la personne physique est prononcée avec réserves par l'autorité d'habilitation, l'officier de sécurité (OS) reçoit la décision et la nécessité d'une mise en éveil (ME) et/ou d'une mise en garde (MG) de la personne. Dès que les documents sont complétés et signés, ils doivent être renvoyés à l'autorité d'habilitation : dga-ssdi-hpp.gestionnaire.fct@intradef.gouv.fr