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Procédures d'habilitation d'une personne physique
Les personnes physiques de l’entreprise devant accéder à des ISC (informations et supports classifiés) pour l’exécution du contrat doivent elles-mêmes être habilitées. L’habilitation de ces personnes physiques est engagée une fois que la personne morale de l’entreprise est habilitée. Le niveau d’habilitation d’une personne physique ne peut pas excéder celui de la personne morale.
Le processus d’habilitation d’une personne physique dans SOPHIA comprend notamment les étapes ci-dessous.
- Le chef d’organisme employeur via son officier de sécurité (OS) s’assure en premier lieu que la demande d’habilitation est justifiée par le besoin d’accéder à des informations et supports classifiés pour exercer une fonction ou accomplir une mission inscrite au catalogue des emplois. (IM900)
- L’officier de sécurité (OS) informe ensuite le candidat des obligations induites par l’habilitation ainsi que des dispositions relatives à sa responsabilité pénale en cas de compromission. Il lui précise la procédure d’habilitation choisie. (IM900)
- La procédure d’habilitation de niveau Secret ou Très Secret n’est engagée qu’au seul profit de la personne effectivement nommée dans l’emploi. (IM900)
- L’OS transmet au candidat une notice individuelle de sécurité (NIS). Ce dernier la complète sous forme informatique et un exemplaire (au format « papier ») est signé par le candidat. Cette pièce officielle, dont la complétude et la cohérence sont vérifiées par l’OS avant d’initier la demande d’habilitation, est conservée par l’employeur. Ce dernier doit être en mesure de la produire en cas de réclamation. Elle est détruite un an après la fin de validité de l’avis de sécurité émis par le service enquêteur.
Le dossier d’habilitation se compose des documents énumérés ci-dessous :
- d’un dossier d’habilitation organisé en deux parties :
⇒ une demande d’habilitation signée par le chef d’organisme ou l’officier de sécurité attestant le besoin de connaître des informations et supports classifiés à un niveau donné (page 1 de l’annexe 7 de l’IGI1300) ;
⇒ la notice individuelle de sécurité (NIS) renseignée intégralement par le candidat et vérifiée par l’OS dans sa complétude et sa cohérence.
- une photographie récente (moins de trois mois, format identique à celui demandé pour la carte nationale d’identité) numérisée. (IM900)
La complétude et la cohérence doivent donc être vérifiées par l’OS avant d’initier la demande d’habilitation. Si nécessaire, l'OS fait compléter et/ou fait corriger la NIS par le candidat. Dans une telle démarche, le rôle et l'expérience de l'OS sont essentiels à la bonne qualité de la NIS transmise aux services officiels avec un triple objectif :
- un traitement plus rapide au sein du ministère des armées de la NIS considérée,
- une NIS complète et cohérente permettant une meilleure compréhension par les services étatiques du dossier considéré,
- une présentation compréhensible dans la NIS des éventuelles vulnérabilités du candidat au regard de la protection du secret de la défense nationale.
La décision d’habilitation ou la décision de refus est prononcée par l’autorité d’habilitation (DGA/SSDI) au regard notamment des conclusions du service enquêteur, quel que soit le sens de l’avis de sécurité. (IGI1300)
Rappel : l’avis de sécurité constitue un acte préparatoire à la décision d’habilitation. Il ne constitue en soi ni une autorisation, ni un refus, et ne lie pas l’autorité d’habilitation, qui prend sa décision après avoir apprécié l’ensemble des éléments recueillis pendant l’instruction du dossier. (IGI1300)
Définition de l’avis de sécurité donnée dans le glossaire de l’IGI1300 : « Conclusion émise par un service enquêteur à l'issue d'investigations se rapportant à une personne et visant à détecter et à évaluer les vulnérabilités de cette personne. L'avis de sécurité est une aide à la décision d'habilitation, il ne lie pas l'autorité d’habilitation. »
La personne habilitée est formée de manière adaptée à ses fonctions, à la protection du secret, de façon à développer les compétences nécessaires pour traiter des informations et supports classifiés. (IGI1300)
DGA/SSDI transmettra par courriel aux entreprises, lors de la constitution du dossier de demande d’habilitation, les modalités d’utilisation de SOPHIA.
⇒ Pour plus d’informations, merci de vous référer à la réglementation, notamment :
- l’instruction générale interministérielle n° 1300/SGDSN/PSE/PSD du 13 novembre 2020 relative à la protection du secret de la défense nationale,
- et l’instruction ministérielle n° 900/ARM/CAB/NP du 15 mars 2021 relative à la protection du secret et des informations diffusion restreinte et sensibles et approuvée par l’arrêté du 15 mars 2021.
Liste des formulaires utiles