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Le processus d’habilitation de la personne morale est initié :

• par la personne publique, lors de la consultation : une entreprise non habilitée peut participer à la consultation, le processus d’habilitation devant être lancé à la remise de l’offre, la décision d’habilitation devant être produite avant la notification du contrat. De plus, il est rappelé que les sociétés qui candidatent à un marché ont pour interlocuteur unique l’acheteur de l’autorité contractante ;
• par une entreprise lorsque celle-ci décide de sous-traiter une partie des prestations classifiées, dès la consultation ou après notification du contrat. Pour une personne morale non habilitée, les documents devront parvenir à DGA/SSDI.

Dans le cas où l'autorité contractante est une personne publique, la DGA doit recevoir une fiche de suivi de passation de contrat et une fiche de besoin de protection du Secret. La fiche de suivi de passation de contrat concernant des informations ou supports classifiés (ISC) est le document de dialogue entre le service acheteur et DGA/SSDI/CSDI/SDOSD/DSPM. Cette fiche doit permettre à la division de la Sécurité des Personnes Morales (DSPM) du SSDI de délivrer les habilitations au niveau ad hoc nécessaires au bon déroulement de la procédure d’achat dans les délais imposés par l’acheteur. L’acheteur, en charge de la passation d’un contrat nécessitant la détention ou l’accès à des informations ou supports classifiés, doit mettre cette fiche à jour autant de fois que nécessaire et la communiquer à SSDI, notamment dans les cas suivants :

• dès que les candidats admis à déposer une offre sont sélectionnés ;
• dès que l’attributaire (les attributaires en cas de cotraitance) est (sont) choisi(s) ;
• dès qu’une dérive calendaire significative (de l’ordre du mois) par rapport au calendrier prévisionnel de la procédure apparaît.

Ce formulaire ne concerne pas les contrats sensibles qui ne nécessitent ni la détention, ni l’accès à des informations ou supports classifiés.

Dans le cas d'une sous-traitance, pour habiliter une personne morale, il faut que le besoin soit justifié par un donneur d’ordre (déjà habilité au moins au niveau demandé). La Fiche Justificative de Besoin d'Habilitation ne peut pas être signée par l'entreprise demandeuse de l'habilitation.

L’autorité d’habilitation, DGA/SSDI, sur la base de l’avis de sécurité émis par la DRSD prend la décision d’habilitation ou de refus et en informe l’entreprise. Le refus entraîne pour l’entreprise concernée l’impossibilité de poursuivre la procédure contractuelle.

Tout contrat, de droit public ou privé, nécessitant l’accès à des informations ou supports classifiés (ISC), ou à la détention d’ISC, pour son exécution (qu’il s’agisse de besoins nationaux, étrangers, OTAN ou UE) doit impérativement comporter un plan contractuel de sécurité destiné à :

• indiquer les participants (organisme ou entreprise) et les lieux d’exécution où sont détenus les ISC, chaque participant devant être habilité avant la notification du contrat ;
• définir les ISC qui seront exploités ou créés lors de l’exécution du contrat et préciser le niveau de classification de chaque ISC.